البرنامج الحكومي للحكومة الإلكترونية

إلحاقًا باجتماعنا المنعقد في 28 مايو 2005 بشأن الموضوع أعلاه، يسعدني أن أقدم فيما يلي ملخصًا تنفيذيًا للموضوع وكيف يمكننا المساعدة كمستشارين.

تُعد إدارة السجلات الإلكترونية تقنية أساسية ترتكز عليها الحكومة الإلكترونية.

سيؤدي تقديم الخدمات إلكترونيًا لقطاع الأعمال والمواطنين إلى إنتاج سجلات إلكترونية كدليل على المعاملات الفردية؛ وسيتعين الاحتفاظ بهذا الدليل وصيانته على المديين المتوسط والطويل كسجلات، بما يحقق المساءلة ويحافظ على إمكانية الوصول الموثوق إليها. كما أن استبدال العمليات اليدوية والورقية بعمليات إلكترونية في الإدارة الحكومية سيولّد سجلات إلكترونية كدليل في مجالات وضع السياسات، ومعالجة القضايا، وتقديم الخدمات.

حتى الآن، غالبًا ما يؤدي تطوير أنظمة المعلومات الجديدة إلى إنتاج سجلات إلكترونية لا تخضع لأي إدارة أو رقابة مؤسسية رسمية. وستتطلب الإدارة الفعالة للسجلات الإلكترونية لدعم حكومة عصر المعلومات إضفاء الطابع الرسمي على الرقابة على السجلات الإلكترونية القائمة بالفعل في الوزارات والهيئات، إلى جانب التخطيط لتلك التي ستنشأ عن أنظمة تقديم الخدمات ووضع السياسات الجديدة.

تحتاج المؤسسات الحكومية إلى إدارة السجلات الإلكترونية باعتبارها موارد معلوماتية مؤسسية قيّمة.

تمثل السجلات الذاكرة المؤسسية الصريحة للمنظمة. وتتيح السجلات الإلكترونية الوصول إلى محتوى كان يصعب الوصول إليه سابقًا في شكله الورقي، وتمكّن من تبادل المعلومات بفعالية أكبر، وتسهم في تدفقات شبكات المعرفة. وهي تدعم وضع السياسات القائم على الأدلة من خلال توفير دليل موثوق على الإجراءات والقرارات السابقة، غير أنه يجب إدارتها للحفاظ على سلامتها وموثوقيتها حتى تؤدي هذا الدور. ويجب الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية للمعاملات الإلكترونية الموثقة بطريقة تحافظ على خصائصها من حيث القبول القانوني والقوة الإثباتية. كما تستلزم قضايا الخصوصية والوصول إلى المعلومات، وبخاصة تشريعات حرية المعلومات، إدارة السجلات الإلكترونية بشكل متسق ضمن أطر تنظيمية. وينبغي أن تُدمج جوانب إدارة السجلات الإلكترونية في كل من الأنظمة المولّدة للسجلات وأنظمة إدارة السجلات لضمان تحقيق هذه المتطلبات على المدى الطويل.

... من خلال بناء أنظمة متفاعلة من البرمجيات، والمعايير، والسياسات، والإجراءات، والواجهات.

سيؤدي تعزيز التوافق بين أنظمة إدارة السجلات، بما يشمل معايير البيانات الوصفية، والصيغ المنطقية والمادية الموحدة، والرقابة الإجرائية المتوافقة، إلى دعم قابلية التشغيل البيني والعمل المشترك بين الوزارات والهيئات، وإتاحة تبادل السجلات ومشاركتها بشكل منظم. كما ستتطلب المتطلبات الطويلة الأجل للسجلات العامة من مؤسسات القطاع العام التخطيط لترحيل السجلات مع تغيّر منصات الأجهزة والبرمجيات، لضمان استمرار الوصول إليها وموثوقيتها. وسيتيح الحفاظ على السجلات في شكلها الإلكتروني إمكانية نقلها إلى دار الأرشيف الوطني، وإتاحة وصول الجمهور إليها هناك وعن بُعد في شكلها الإلكتروني.

يجب على المؤسسات الحكومية وضع إطار عمل لإدارة السجلات الإلكترونية بهدف توفير ما يلي:

ترتكز حكومة عصر المعلومات على الإدارة الفعالة للسجلات الإلكترونية. وستنشأ السجلات المعاملاتية عن الأشكال الجديدة لتقديم الخدمات، مع استقبال المعاملات الإلكترونية من قطاع الأعمال والمواطنين ومعالجتها في وزارة واحدة أو عدة وزارات. وستنشأ السجلات الوثائقية داخل الوزارات من خلال أنشطة العمل اليومية المتعلقة بوضع السياسات والإدارة، ومعالجة القضايا، والخدمات التشغيلية. وبشكل متزايد، سيؤدي الابتكار في أساليب العمل، والأنشطة القائمة على المعرفة، والاستخدام التشغيلي للمعلومات، إلى إنتاج سجلات إلكترونية أكثر تعقيدًا لا يمكن إدارتها إلا إلكترونيًا. وتشكل جميع أنواع السجلات الإلكترونية جزءًا من الذاكرة المؤسسية للمنظمة. وتدعم الإدارة الفعالة للسجلات الإلكترونية (ERM) ما يلي:

مع الاعتماد على حفظ السجلات المادية في أنظمة الحفظ الورقي التقليدية، عبر طباعة السجلات الإلكترونية على الورق كما تفعل معظم المؤسسات الحكومية، ومع تزايد اتساع وتعقيد أساليب العمل الإلكترونية، فإن هذه الأنظمة آخذة في الانهيار. فعلى سبيل المثال:

سيعني الإخفاق في إدارة الوثائق والمعاملات الإلكترونية كسجلات مؤسسية رسمية ضياع فرص مهمة للاستفادة من المحتوى في دعم أساليب عمل جديدة، مع الوصول بشكل أسرع إلى معلومات أعلى جودة وأكثر حداثة. ويجب إدارة السجلات الإلكترونية وصيانتها بوسائل إلكترونية لتحقيق الفوائد الكاملة للحكومة الإلكترونية، والتي تشمل:

ينطبق هدف تحديث الحكومة على جميع الوزارات الحكومية المركزية وهيئاتها التابعة، والهيئات العامة غير التابعة للوزارات (NDPBs)

تطوير البنية التحتية لإدارة السجلات الإلكترونية في المؤسسات الحكومية بثلاث طرق

سيتطلب بناء هذه البنية التحتية تنسيق قضايا إدارة السجلات وإدارة المعلومات عبر عدة جوانب من استراتيجية الحكومة الإلكترونية، بما في ذلك:

نأمل أن يكون المقترح أعلاه قد سلّط الضوء على الموضوع، ونال اهتمامكم.