شركة إنشاءات ومقاولات

بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، أُجريت مراجعة كاملة للنظام المالي القائم، وتم إنشاء نظام التقارير التالي:

نظام تقارير المحاسبة المالية لإصدار ما يلي:

نظام المحاسبة الإدارية (موازنة الأربعة أشهر):

التوصيف والتصنيف الوظيفي لإدارة الحسابات:

إعداد تقارير النتائج المالية في وقتها وبدقة، وفقًا لسياسات الشركة وإجراءاتها. المشاركة في العطاءات، ودراسات الجدوى، والتفاوض على العقود، وتسجيل العقود. إضافة إلى التعامل مع الغرامات والجزاءات. ويشمل ذلك توظيف الكوادر المحلية، والتأشيرات، والسكن، ومطاعم وخدمات التموين في المعسكرات. والتخليص الضريبي والجمركي، وشراء المواد من الأسواق المحلية، والاستيراد والإدخال المؤقت للمواد، إضافة إلى إدارة الوظائف المساندة للشركة.

تطبيق النظام المحاسبي، والإشراف على جميع الوظائف المحاسبية بما في ذلك حسابات المقاولين من الباطن، وإعداد الموازنات والرقابة عليها، والدفعات المقدمة للعقود، والضمانات البنكية للعقود، وخطابات الاعتماد (L/C). وتوقعات التدفق النقدي، وتحصيل الفواتير، والتعاملات البنكية وتحويل الأموال.

تطبيق إجراءات الرقابة الداخلية على الشؤون المالية والإدارية لإدارة الحسابات، وكذلك القواعد واللوائح السودانية المنظمة لممارسة الأعمال، وتوقع التدفق النقدي لرأس المال العامل والإنفاق الرأسمالي، والرقابة على الإنفاق من خلال الموازنات والتكاليف المعيارية، والرقابة على الموظفين من خلال التحفيز والتدريب، وتيسير عمل مراجعي الحسابات الخارجيين للشركة.

إعداد الحسابات الختامية (قائمة الدخل والميزانية العمومية) بدقة وفي وقتها. تحليل الحسابات، بما في ذلك تحليل النسب المالية. المراجعة الداخلية لجميع المعاملات وتوثيقها. متابعة الموازنة، وتحليل الانحرافات بين الإنفاق المقدر في الموازنة والإنفاق الفعلي.

إعداد الموازنة التشغيلية بالتنسيق الكامل مع إدارة التشغيل. توقع الإيرادات والتكاليف. إعداد موازنة المشتريات بالتنسيق الكامل مع إدارة المشتريات. إعداد موازنة الإنفاق الرأسمالي، والموازنة الرئيسية، وتوقع التدفق النقدي، وإعداد تقارير قياس الأداء (NPV، IRR، تحليل نقطة التعادل، وما إلى ذلك).

إعداد قيود اليومية لجميع المعاملات. التسوية البنكية. إصدار الفواتير. وتحديث بيانات المخازن.

متابعة جميع الحسابات البنكية. تحصيل الفواتير، وجميع الأمور المتعلقة بالعملاء، ومتابعة حسابات الموردين والمقاولين من الباطن، وشؤون التأمين والجمارك والضرائب، وجميع الأعمال الميدانية ذات الصلة.

تنفيذ جميع عمليات الدفع والقبض النقدي. إقفال دفتر النقدية يوميًا عند منتصف النهار، ورفع تقرير بالوضع النقدي مع جميع المستندات والإيصالات إلى محاسب النظام المالي لإعداد قيود اليومية قبل إحالتها إلى محاسب المراجعة الداخلية.

تعاني الشركة من مشكلات في السيولة، ويتضح ذلك من نسبة التداول ونسبة السيولة السريعة (اختبار الحمض) المحتسبتين من الميزانية العمومية.

تنشأ مشكلات السيولة عن ضعف تحصيل الفواتير، والتوسع السريع في العمليات، مصحوبًا بإنفاق غير مضبوط عبر موازنات صارمة.

العدد الحالي من الموظفين غير كافٍ للقيام بمهام النظام المالي.

يفتقر الموظفون الحاليون إلى الخبرة في هذا المجال، ويحتاجون إلى التدريب والدعم من محاسبين أول ذوي خبرة.

تم الإبقاء على النظام الحالي (أوراكل) كما هو. وتم إنشاء نظام تقارير آخر (نظام جداول بيانات) وربطه بالنظام القائم، لإصدار المركز المالي للشركة، مع إيضاحات تفصيلية للحسابات وتحليل للتكاليف والإيرادات.

كما تم إنشاء نظام محاسبة إدارية قائم على جداول البيانات لإعداد الموازنات والرقابة عليها.